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Methoden

Methoden und Verfahren, die Bücher zu führen

Die meisten Merkmale ordnungsgemäßer Buchführung sind in Gesetzen und Verordnungen festgelegt. Dennoch tauchen auch in relativ einfach strukturierten Unternehmen Geschäftsvorfälle auf, für deren Verbuchung keine eindeutige Regelung vorliegt. Das kann im extremen Fall dazu führen, dass ein Jahresabschluss und eine Bilanz nicht mehr ein objektives Bild der tatsächlichen Vermögenslage abgeben. In solchen Fällen spricht man von kreativer Buchführung.

Ob einfache oder doppelte Buchführung vorliegen müssen, ist die Frage des Umsatzes des Gewinns und der Form des Unternehmens.

A. Die einfache Buchführung

Nicht jeder Unternehmer muss bilanzieren. Existenzgründer, Landwirte, kleine Unternehmen und Freiberufler sind davon ausgenommen, letztere unabhängig von ihrem Umsatz. Sie sind trotzdem zu einer einfachen Buchführung verpflichtet, der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Die Gewinnermittlung mittels EÜR ist für Gewerbetreibende möglich, wenn:

  • keine Eintragung im Handelsregister vorliegt und
  • der Jahresumsatz unter 500.000 Euro beträgt und
  • der Jahresgewinn unter 50.000 Euro liegt und
  • nicht freiwillig Bücher geführt werden.

Das Finanzamt gibt dem Steuerpflichtigen das Überschreiten einer dieser Grenzen bekannt, die Pflicht zur doppelten Buchführung beginnt dann mit dem nächsten Geschäftsjahr.

In der EÜR werden tatsächlich erhaltene Betriebseinnahmen (Zuflussprinzip) und tatsächlich geleistete Betriebsausgaben (Abflussprinzip) gegenübergestellt. Auf der einen Seite werden die Einnahmen notiert, auf der anderen die Ausgaben. Zugrunde liegen ein Anfangsbestand und ein Endbestand (Kassenzählung). Daraus ergibt sich dann Gewinn oder Verlust.

Durch das Zu- und Abflussprinzip werden Betriebseinnahmen und -ausgaben in dem Zeitpunkt erfasst, in dem sie tatsächlich zu- bzw. abfließen. Einfach gesagt: Eingehende Rechnungen werden am Tag der Überweisung des Rechnungsbetrags als Ausgabe gewertet, ausgehende Rechnungen als Einnahme an dem Tag, an dem die Wertstellung des Rechnungsbetrags erfolgt.

Ausnahmen:

  • Wiederkehrende Einnahmen/Ausgaben und Abschreibungen werden, wenn sie innerhalb von 10 Tagen nach Wechsel des Geschäftsjahres ein- bzw. abgehen, in dem Geschäftsjahr als Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben gebucht, in das sie wirtschaftlich gehören.
  • Abschreibungen: Anschaffungs- und Herstellungskosten für Wirtschaftsgüter mit einem Wert von mehr als 410 Euro und einer Nutzungsdauer von über einem Jahr dürfen nicht sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Diese Wirtschaftsgüter werden abgeschrieben. Ihre Anschaffungskosten verteilen sich auf voraussichtliche gesamte Nutzungsdauer. Der jährliche Abschreibungsbetrag errechnet sich bei linearer Abschreibung (gleiche Abschreibungsbeträge über die gesamte Nutzungsdauer) wie folgt:
    Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten : Nutzungsdauer in Jahren = Jahresbetrag

Zu beachten: Eine allgemeine Aufzeichnungspflicht besteht nicht. Dem Finanzamt müssen jedoch auf Verlangen die Betriebseinnahmen und -ausgaben erläutert werden, vor allen Dingen deren betriebliche Veranlassung. der Betriebsausgaben. Es können sich unter anderem zusätzlich folgende Einzelaufzeichnungspflichten ergeben:

Nach dem Einkommensteuergesetz (EStG):

  • laufend zu führendes Verzeichnis über das nicht abnutzbare Anlagevermögen, z.B. Grundstücke, § 4 Abs. 3 Satz 5 EstG;
  • gesonderte Aufzeichnungen über nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, z.B. Geschenke im Wert von über € 35,- pro Geschäftsfreund pro Jahr oder 30% der Bewirtungskosten bei Einladung von Geschäftsfreunden, § 4 Abs. 7 EstG;
  • Verzeichnis über geringwertige Wirtschaftsgüter, Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis € 410,-, § 6 Abs. 2 Satz 4 EStG
Nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG):
- Aufzeichnungen zur Feststellung der Umsatzsteuerpflicht, § 22 UStG, z.B. Nettoentgelte nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen.



B. Kameralistik

Die Kameralistik ist ein Verfahren der Buchführung, dass im 18. Jahrhundert entwickelt wurde. Der Begriff leitet sich vom lateinischen camera ab, übersetzt „Schatztruhe“. Die kameralistische Buchhaltung oder auch Kameralbuchhaltung war und ist noch in öffentlichen Verwaltungen und bei Sozialversicherungsträgern anzutreffen.

In der Kameralistik werden im Prinzip nur Einnahmen und Ausgaben betrachtet. Diese werden verglichen mit Planzahlen, die meist durch Haushaltsbeschlüsse der Parlamente vorgegeben werden. Der Soll/Ist-Vergleich führt dann zur Übersicht, ob ein Haushaltsbudget eingehalten oder überschritten wird.

Die kameralistische Buchführung liefert Daten für die Finanzwissenschaft (Volkswirtschaftslehre). Diese beruht im Wesentlichen auf dem Kreislaufmodell und denkt deshalb in der volkswirtschaftlichen Gesamtrechnung in Zahlungsströmen. Insofern ist die Buchführung öffentlicher Verwaltungen mit den Methoden der Finanzwissenschaft kompatibel. Kameralistische Buchführung hat gegenüber der kaufmännischen auch den Vorteil, dass sie die Entscheidungskompetenz der Parlamente umsetzen kann: Von vornherein werden Einnahmen und Ausgaben vorgegeben. Einnahmen, Ausgaben, Vermögen und Schulden lassen sich im kameralistischen System auch objektiver betrachten, weil Methoden wie Aktivierung, Passivierung und Bewertung von Vermögensgegenständen keine Rolle spielen.

Der Nachteil kameralistischer Buchführung liegt darin, dass jegliche Aufwands- und Ertragsrechnung fehlt und starr nach Haushaltsjahr budgetiert wird. Das wiederum führt zu dem Phänomen des „Dezemberfiebers“ oder der „Nikolausdecke“. In den ersten Monaten eines Haushaltsjahres werden nur die dringenden Ausgaben getätigt, zum Ende des Jahres dann alle wichtigen Ausgaben und schließlich alles Mögliche an Ausgaben. Denn wenn ein Budget nicht ausgeschöpft wird, droht die Reduzierung im folgenden Jahr.

Seit Ende des 20. Jahrhunderts wird an einer Umstellung des kameralistischen Systems zu einer kaufmännischen Buchführung gearbeitet. Das System wird „Doppik“ oder „Neues Steuerungsmodell“ genannt. Es soll die Priorität der Ausgabensteuerung anhand der verfügbaren Ressourcen und die Trennung von Fach- und Ressourcenverantwortung aufheben. Produktbezogene Kosten sollen festgestellt werden. Das neue System einer auf öffentliche Verwaltungen angepassten doppelten Buchführung soll die Ergebnisverantwortung in den Verwaltungen stärken. Seit vielen Jahren ist „Doppik“ in Österreich Standard. Fachleute streiten darüber, ob auch nur eines der mit der Einführung anvisierten Ziele erreicht wurde.

C. Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung – auch kaufmännische Buchführung genannt – ist die in der privaten Wirtschaft vorherrschende und für alle im Register verzeichneten Unternehmen bindende Art der Finanzbuchhaltung. Man spricht von „doppelter“ Buchführung, weil jeder Geschäftsvorgang in zweifacher Weise erfasst wird. In einem Buchungssatz wird grundsätzlich Soll an Haben gebucht. Damit wird jeder Geschäftsvorfall doppelt erfasst, jedoch auf verschiedenen Konten. Gebucht wird jeweils genau der gleiche Wert im Soll und im Haben.

Das ist schon das einzige verstandesmäßig für den Laien schwer zugängliche Verfahren in der doppelten Buchführung. Soll und Haben definieren sich nach landläufigem Verständnis als Minus und Plus, als Verlust und Gewinn. Beispiel Bank: Was auf dem Kontoauszug als Soll notiert ist, ist das, was ich der Bank schulde. Was als Haben notiert ist, schuldet die Bank mir. Anders sieht es mit dem Soll und Haben in der doppelten Buchführung aus, denn ein und derselbe Betrag werden auf verschiedenen Seiten gebucht – nur so ergibt sich eine Bilanz.

Eine andere Auslegung des Begriffs „Doppelte Buchführung“ sieht die Duplizität darin, dass der Erfolg eines Unternehmens auf zweifache Art nachgewiesen werden kann:

  • durch den Vergleich des Eigenkapitals des aktuellen Jahres mit dem des Vorjahres in der jeweiligen Bilanz.
  • durch den Vergleich der Aufwendungen und Erträge des aktuellen Jahres in der Gewinn- und Verlustrechnung

Nach einer dritten Auslegung wird der Begriff von den beiden Büchern abgeleitet, in denen jeder Geschäftsvorfall erfasst wird. Das Grundbuch (Journal) hält die Buchungen in zeitlicher Folge fest, im Hauptbuch (Kontenblätter) erfolgt eine sachliche Zuordnung durch das Buchen in Konten.

D. Kreative Buchführung

Unter kreativer Buchführung versteht man die verschiedenen Wege, Bilanzen zu schönen oder zu trüben. Buchhalterische Tricks sorgen dafür, dass die Finanzlage eines Unternehmens verschleiert wird, um es besser oder schlechter als in Wirklichkeit dastehen zu lassen. Waren früher die Trübungen mit dem Ziel Steuern zu sparen an der Tagesordnung, sind es seit 10-15 Jahren die Verschönerungen, um Aktienkurse zu bewegen und Anleger in Sicherheit zu wiegen.

Bilanzschönung ist nicht von vornherein illegal – es gibt in Gesetzen und Verordnungen genug Lücken, die viele Geschäftsvorfälle nicht oder nicht bis ins Detail regeln. Dies macht sich der kreative Buchhalter zu Nutze.

Ein Beispiel: Aktienoptionen
Diese Bezahlungsform war ursprünglich gedacht, um Managern einen Anreiz zu besserer Leistung zu bieten. Inzwischen beziehen vielfach auch Fachkräfte ohne Managementfunktion Teile ihres Gehalts als Aktienoptionen. Denn im Gegensatz zu normalen Gehaltszahlungen müssen diese in der Bilanz nicht als Ausgaben gebucht werden und schmälern deshalb nicht den Gewinn. Der britische Ökonom Andrew Smithers hat errechnet, dass die versteckten Kosten der Aktienoptionen bei den großen US-Konzernen im Jahr 2000 durchschnittlich rund 20 Prozent des Gewinns ausmachten.

Kreative Buchführung äußert sich am häufigsten in Bilanzpositionen, die Vermögenswerte angeben (besonders Immobilien), in Abschreibungen und Rückstellungen. Für viele ist deshalb ein Grundsatz, der Sir Winston Churchill zugesprochen wird, der Weisheit letzter Schluss: „Glaube nie einer Bilanz, die du nicht selber gefälscht hast!“

Bilanzfälschung ist dann aber auch die Steigerungsform der Schönung – und in jedem Fall strafbar. Scheingeschäfte, Scheinrechnungen, Abwälzen von Kosten und Risiken auf nachgelagerte Unternehmen, Sozialversicherungsbetrug und viele andere Wege, die Bücher gegen Bestimmungen und Geist der Handelsgesetze zu führen, enden immer wieder in der Verurteilung von Buchhaltern und jenen, die sie angestiftet haben. Viele Fälle sind als spektakuläre Konkursfälle bekannt geworden. Trotz aller Manipulationen in der Buchführung ist anzunehmen, dass der überwiegende Teil der Buchhalter/innen und der Unternehmen ihre Buchführungspflichten ernst und genau nehmen.