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Inventar bis Abschluss

Die Grundlage jeder Bilanz: das Inventar

Eine Bilanz baut folgerichtig auf dem auf, was vorhanden ist. Das heißt im Fall von Unternehmen muss mit Aufnahme der Geschäftstätigkeit ein Inventar aufgestellt werden, das in die Eröffnungsbilanz eingeht. Es sichert die Glaubhaftigkeit der nachfolgenden Bilanzen und ist für jeden Kaufmann im Sinne des Gesetzes verpflichtend.

"Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben." (§ 240, HGB)

Wie Vermögensgegenstände zu bewerten sind, dazu gibt es jede Menge Vorschriften. Alle zusammen reichen jedoch nicht aus, jeden nur erdenklichen Wert zweifelsfrei und verbindlich festzulegen. Das heißt: Schon in der Bewertung des Inventars liegen Bandbreiten der Gestaltungsmöglichkeit, aber auch Klippen des Betrugs.

Das Inventar hat nicht nur Bedeutung für die Eröffnung. Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, dass Veränderungen des Inventars jährlich durch geeignete Methoden erfasst werden müssen, jedes dritte Jahr auch durch körperliche Zählung mit Einzelwerterfassung. Besonders am Beispiel von Handelsunternehmen ist dieses Verfahren jedem als Inventur bekannt. Eine Inventur bildet auch die Grundlage der Schlussbilanz bei Aufgabe der Geschäftstätigkeit.

Bilanz und Konten

Um tägliche Geschäftsfälle zu dokumentieren, die meist nicht mehr als zwei oder drei Bilanzpositionen verändern, wird die Bilanz in Konten aufgelöst. Alle Geschäftsfälle werden also nach ihrer Zuordnung auf Aktiv- und Passivkonten gebucht. In den Konten werden Anfangsbestände vorgetragen. Dies geschieht nach dem Prinzip: Werte, die auf der linken Seite (Aktivseite) stehen, werden im Konto links gebucht (Soll), Werte der Passivseite werden im Konto rechts gebucht (Haben).

Weil keine Buchung ohne Gegenbuchung erfolgen kann, wird für die Auflösung der Eröffnungsbilanz in den Konten als Gegenkonto die Hilfskonstruktion des Eröffnungsbilanzkontos (EBK) eingeführt.

Dieses enthält alle Anfangsbestände - natürlich spiegelverkehrt! Damit ist das Gleichgewicht der Bilanz erhalten und eine Kontrolle über die Richtigkeit und Vollständigkeit der übernommenen Beträge gegeben.

Gewinn- und Verlustrechnung

Der Geschäftserfolg eines Unternehmens lässt sich am besten aus der Eigenkapitalposition der Bilanz ablesen. Hier geht die Gewinn- und Verlustrechnung mit der Position Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag ein. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist das Ergebnis der periodischen Buchführung und verzeichnet alle Aufwendungen und Erträge, also die Summe der erfolgswirksamen Geschäftsfälle. Welche Positionen eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beinhaltet, definiert das Handelsgesetzbuch im § 275. Der formale Aufbau einer GuV kann unterschiedlich gehandhabt werden.

Konto- oder Staffelform

Die Kontoform zeigt das Ergebnis als Saldo auf der entsprechenden Kontoseite, als Habensaldo bei Gewinn, als Sollsaldo bei Verlust. Die Staffelform dagegen führt die einzelnen Positionen untereinander an und gelangt zum Periodenergebnis über eine Fortrechnung in mehreren Zwischenschritten. Für Kapitalgesellschaften ist die Staffelform vorgeschrieben.

Brutto- oder Nettoprinzip

Nach dem Bruttoprinzip müssen alle im Handelsrecht festgelegten Aufwands- und Ertragsarten in der GuV aufgeführt werden. Ausnahmen bestehen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften, die bestimmte Positionen zusammenfassen, Erträge und Aufwendungen vorab verrechnen dürfen, um sich vor übermäßigem Einblick des Wettbewerbs zu schützen. Diese Verfahren nennt sich Nettoprinzip. Wer dieses Prinzip anwendet, muss jedoch auch einen detaillierten Kontenplan vorlegen können, aus dem die saldierten Erfolgsbestandteile hervorgehen.

Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren

Jedes der beiden Verfahren geht von einer anderen Rechenbasis aus. Das Gesamtkostenverfahren (GKV) stellt alle Aufwendungen und Erträge einer Periode gegenüber. Da Aufwand und Ertrag für hergestellte Güter nicht unbedingt in die gleiche Periode fallen, müssen im GKV für die Berechnung des Betriebsergebnisses Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen (Lagerbestände) herausgerechnet werden. Aufwendungen werden nach Aufwandsarten gegliedert (Materialkosten, Personalkosten usw.).

Anders im Umsatzkostenverfahren (UKV), das für in den USA tätige Unternehmen zwingend vorgeschrieben ist. Es setzt bei den Umsatzerlösen einer Periode an. Diesen Erlösen werden nur die Aufwendungen gegenübergestellt, die für die Produktion der tatsächlich verkauften Güter und Leistungen angefallen sind. Das UKV arbeitet mit einer Gliederung des Aufwandes nach Funktionsbereichen (Herstellung, Vertrieb, Verwaltung).

Zu guter Letzt: Der Jahresabschluss

Für den Jahresabschluss müssen folgende Schritte gemacht werden:

  • Durch Inventur das Inventar erfassen.
  • Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto abschließen.
  • Das Gewinn- und Verlustkonto über das Eigenkapitalkonto abschließen.
  • Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) mit dem Schlussbilanzkonto abschließen.
  • Angaben des Schlussbilanzkontos sowie des Gewinn- und Verlustkontos in die gesetzlich vorgeschriebene Form bringen.
Der Jahresabschluss eines Unternehmens nach Handelsgesetzbuch enthält:
  1. Abschlussvermerk
    Eventuell notwendige Erläuterungen des Abschlussbeauftragten zum Abschlussverfahren, zum Umfang der Prüfungen und zu den Grundlagen des Abschlusses.
  2. Bilanz zum Stichtag
    Die Bilanz wird jeweils mit dem letzten Tag des Geschäftsjahres als Bezugszeitpunkt für alle eingeflossenen Beträge erstellt. Im Gegensatz zur GuV ist die Bilanz also keine Periodenbetrachtung.
  3. Gewinn- und Verlustrechnung einer Periode
    Die GuV-Aufstellung bezieht sich auf das gesamte Geschäftsjahr.
  4. Erläuterungen zur Bilanz
    Aufschlüsselung einzelner Positionen der Aktiv- und der Passivseite.
  5. Erläuterungen zur GuV
    Aufschlüsselung einzelner Positionen aus der GuV
  6. Entwicklung des Anlagevermögens einer Periode
    Zugänge, Abgänge, Umbuchungen von Anlagen, Anschaffungszeitpunkt, Abschreibungsdauer, AfA-Satz und Restwert der Anlagen